Comment bien utiliser son cadencier pour devenir pro de la gestion des stocks ?

La gestion des stocks est une pierre angulaire pour de nombreuses entreprises, qu’il s’agisse de commerces de détail, de restaurants, ou de grandes chaînes d’approvisionnement. Une gestion inefficace peut entraîner des surstocks, des ruptures de stock, et des inefficacités qui coûtent cher à l’entreprise. 

C’est ici que le cadencier de commande intervient, offrant une solution pour optimiser le flux des marchandises et assurer un équilibre parfait entre l’offre et la demande. A travers ce guide, découvrez comment bien utiliser un cadencier et quels sont les nouveaux outils pour maîtriser la gestion de votre stock. C’est parti !

Comprendre le cadencier de commande

Définition et principes fondamentaux

Un cadencier de commande est un outil indispensable pour une gestion optimale des stocks. Il s’agit d’un document qui centralise toutes les informations relatives aux mouvements de stock, en tenant compte des ventes passées ou des consommations antérieures. 

En analysant ces données, le cadencier aide à déterminer les moments opportuns pour passer des commandes, ainsi que les quantités nécessaires, afin de maintenir un équilibre parfait entre disponibilité des produits et minimisation des coûts de stockage. 

En synchronisant les approvisionnements avec le rythme réel des ventes ou des consommations, le cadencier de commande permet d’éviter les ruptures de stock et de réduire les excédents, garantissant ainsi une gestion plus fluide et efficace des ressources.

Importance dans la gestion des stocks

L’importance du cadencier dans la gestion des stocks ne peut être sous-estimée. En permettant une planification précise des commandes, il aide à éviter les interruptions de service dues à des ruptures de stock, tout en réduisant les coûts liés à l’entreposage excessif de marchandises. Pour les gestionnaires de stocks et les responsables d’approvisionnement et de vente, le cadencier est un outil essentiel pour garantir la fluidité des opérations et maintenir la satisfaction des clients.

Quels sont les éléments clés d’un cadencier efficace ?

La quantité minimale et maximale à commander

L’un des principaux aspects d’un cadencier efficace est la détermination des quantités minimales et maximales à commander. La quantité minimale d’un produit correspond au seuil de réapprovisionnement, tandis que la quantité maximale d’un produit assure que le stock ne dépasse pas une capacité de stockage raisonnable, évitant ainsi des coûts inutiles. Cette détermination doit se baser sur une analyse précise des données de vente ou de consommation, en tenant compte des délais de livraison et des variations saisonnières.

Quels sont les différents types de stocks ?

Pour bien utiliser un cadencier de commande, il est essentiel de comprendre les différents types de stocks qu’il vous permet de gérer. Le stock initial correspond à la quantité de produits disponibles au début d’une période donnée. C’est la base sur laquelle le cadencier s’appuie pour suivre les entrées et sorties de marchandises. Le stock final est la quantité restante à la fin de cette même période, indiquant ce qui reste après les ventes ou les utilisations. Le cadencier aide à identifier si ce stock final est trop élevé, signalant ainsi un potentiel surstockage qui peut immobiliser inutilement des ressources financières.

Le stock minimum est le seuil critique en dessous duquel il est risqué de descendre. Il est impératif de maintenir ce niveau pour assurer que l’entreprise ne se retrouve pas en rupture de stock avant la prochaine livraison. Le cadencier joue un rôle crucial en alertant le gestionnaire lorsque ce seuil est atteint, permettant ainsi de passer des commandes à temps. Enfin, le stock tampon ou de sécurité est un supplément qui permet de couvrir les imprévus, comme un retard de livraison ou une demande inattendue. En utilisant correctement le cadencier, on peut s’assurer que ce stock de sécurité est maintenu à un niveau optimal, évitant ainsi des ruptures critiques.

La fréquence des commandes en fonction de la demande

La fréquence des commandes est un autre élément crucial. Celle-ci doit être ajustée en fonction de la demande réelle du marché. Par exemple, pour des produits à rotation rapide, une commande fréquente sera nécessaire pour éviter toute rupture de stock. À l’inverse, pour des produits à faible rotation, il est préférable de commander moins fréquemment pour ne pas immobiliser trop de capital dans le stock.

Quels sont les outils et méthodes pour optimiser le cadencier ?

Les logiciels de gestion des commandes

Aujourd’hui, de nombreux logiciels de gestion des commandes intègrent des fonctionnalités de cadencier. Ces outils permettent d‘automatiser la création du cadencier, en se basant sur des algorithmes qui analysent les données historiques de vente et ajustent les paramètres de commande en conséquence. Des logiciels comme Orisha Retail Shops sont particulièrement adaptés aux commerces de proximité et offrent une solution complète pour la gestion des commandes et des stocks.

Les techniques d’analyse des données pour ajuster les cadenciers

L’optimisation du cadencier ne repose pas uniquement sur des logiciels, mais aussi sur l‘analyse des données. Des techniques telles que l’analyse ABC, qui classe les produits selon leur importance en termes de valeur, ou encore la méthode de régression linéaire pour prévoir les ventes futures, peuvent être utilisées pour ajuster les cadenciers de manière plus précise. L’objectif est d’anticiper les besoins de réapprovisionnement avec une grande précision pour éviter les erreurs coûteuses.

Contrairement au cadencier papier traditionnel, le cadencier informatisé offre une mise à jour automatique et en temps réel des niveaux de stock, ce qui élimine les risques d’erreurs humaines lors de la saisie des données. Lorsqu’un produit est vendu, il est immédiatement décrémenté du stock, permettant au gestionnaire de surveiller en continu les quantités disponibles et d’organiser la rotation des stocks de manière plus efficace.

Quels sont les avantages d’une bonne gestion du cadencier ?

La réduction des coûts liés au surstockage

Un cadencier bien géré permet de réduire significativement les coûts liés au surstockage. En optimisant la quantité de produits commandés, l’entreprise évite les frais de stockage inutiles et minimise les risques de détérioration des marchandises. Cela conduit à une gestion plus efficace du capital circulant, libérant des ressources financières pour d’autres besoins opérationnels.

L’atout stratégique pour les équipes marketing

Le cadencier de commande n’est pas seulement un outil pour les gestionnaires de stock, il représente également un atout stratégique pour les équipes marketing. En effet, la traçabilité précise qu’il offre sur les niveaux de stock permet aux équipes marketing de planifier des promotions et des campagnes en fonction des produits disponibles. Par exemple, si le cadencier montre qu’un certain produit se vend bien, l’équipe marketing peut décider de renforcer les efforts promotionnels pour maximiser les ventes. Si des articles approchent de leur date de péremption ou s’ils sont en surstock, le cadencier permet d’identifier ces opportunités pour organiser des soldes ou des promotions spécifiques. 

L’amélioration de la satisfaction client et de l’efficacité opérationnelle

Une gestion efficace du cadencier se traduit également par une amélioration de la satisfaction client. En évitant les ruptures de stock, l’entreprise peut répondre à la demande en temps réel, renforçant ainsi la fidélité des clients. Par ailleurs, une planification rigoureuse des commandes contribue à une meilleure efficacité opérationnelle, réduisant les urgences et les coûts associés aux commandes en urgence.

Concrètement, il est possible grâce à un système de caisse performant, d’automatiser la gestion de vos stocks.

A chaque passage en caisse, le code barre d’un article est scanné. 

Votre logiciel de caisse enregistre immédiatement la vente, et soustrait l’article du stock initial.

Dans le back office de votre logiciel de caisse, pour bien gérer vos stocks, il est nécessaire de compléter pour chaque produit, 

• son stock initial (SI), 
• son stock minimal (SM) 
• son stock de sécurité (SS)
• le délai de livraison entre deux approvisionnements fournisseurs.

Votre logiciel de caisse, vous préviendra automatiquement lorsque le stock d’alerte (SA) est atteint. Vous pourrez ainsi lancer une nouvelle commande.

Bien gérer vos stocks pour être approvisionné de façon continue est primordial pour votre activité. 

Aussi, vous équiper d’un terminal point de vente performant ayant la capacité d’automatiser cette tâche est indispensable. Vous deviendrez ainsi un pro de la gestion des stocks.

Devenir un pro de la gestion des stocks passe inévitablement par une maîtrise parfaite du cadencier de commande. Cet outil, loin d’être simplement un tableau de suivi, est une véritable boussole pour toute entreprise cherchant à optimiser ses opérations de réapprovisionnement. En comprenant ses principes, en maîtrisant ses éléments clés, et en utilisant les bons outils et techniques, vous pouvez transformer la gestion de vos stocks en un processus fluide, efficace et rentable. La clé réside dans l’anticipation et l’ajustement constant, deux compétences que le cadencier de commande vous permet de développer pour rester en phase avec les besoins de votre entreprise et de vos clients.