Logiciel de caisse restaurant, quelles sont les fonctionnalités indispensables ?

En tant que restaurateur, vous n’avez pas encore entamé la digitalisation de votre établissement, mais vous pensez sérieusement à franchir le pas en adoptant des outils digitaux performants. Vous pourriez commencer par remplacer votre simple caisse enregistreuse par un logiciel de caisse restaurant. Un bon investissement à condition qu’il soit doté des fonctionnalités nécessaires à l’exercice de votre activité ! Découvrez justement les modules essentiels à votre secteur.

Logiciel de caisse pour la restauration : qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un système informatique permettant de transformer un ordinateur, une tablette, une caisse tactile ou un smartphone en caisse enregistreuse.

Dotées d’un tiroir-caisse, les caisses enregistreuses classiques constituent uniquement une solution d’encaissement. Elles permettent d’encaisser, rendre la monnaie, imprimer les tickets de caisse…

Associés à certains périphériques (imprimante, lecteur de code-barres, terminal de paiement…), les logiciels de caisse enregistreuse pour la restauration permettent également de gérer les paiements des clients, mais pas seulement.

Bien plus avancés et performants, ces outils numériques comprennent une gamme de fonctionnalités permettant de faciliter et améliorer la gestion de l’ensemble de votre commerce : gestion des stocks et des commandes, indicateurs clés de performance (KPI) comme les statistiques de vente, données sur les produits phares (prix, disponibilité)…

Les avantages à adopter un logiciel de caisse enregistreuse pour votre restaurant sont multiples :

Gain de temps en matière de traitement des commandes, de gestion des paiements et de la facturation… Votre service est plus fluide et rapide (pas d’attente…). Votre équipe gagne en efficacité et en productivité. Plus disponible, elle offre une meilleure expérience client. Un atout hautement concurrentiel !

Gestion des stocks optimale grâce au suivi en temps réel des ventes. Plus de risque d’être confronté à une rupture de stock due à un oubli ou une erreur humaine ! Plus besoin non plus de pratiquer le surstockage, source de frais supplémentaires… Vous réduisez l’insatisfaction client et vos coûts.

Tenue de la comptabilité facilitée avec la possibilité d’exporter les données comptables pour les envoyer directement à l’expert-comptable.

Meilleure connaissance des clients et de leurs préférences. Vous avez accès à des données chiffrées stratégiques, très utiles pour vous aider à améliorer la satisfaction de votre clientèle et à la fidéliser.

Aide à la prise de bonnes décisions. Grâce aux reportings et données collectées, vous pouvez analyser vos résultats : performance des équipes, menus plébiscités selon la saisonnalité ou les tendances… Fiables, ces informations détaillées sont précieuses pour mieux organiser et gérer votre espace de restauration.

En résumé, cet outil de type logiciel ERP vous permet d’optimiser la gestion globale de votre point de vente au quotidien.

Si les meilleurs logiciels de caisse restaurant doivent comporter certaines fonctionnalités essentielles, il faut avant tout qu’ils respectent les obligations légales en France.

En effet, depuis 2018, la loi impose aux professionnels assujettis à la TVA et utilisant un système de caisse pour enregistrer les paiements de clients (des particuliers) de disposer d’un logiciel certifié. Vous êtes donc concerné en tant que restaurateur !

Pour être en conformité avec la législation, vous devez opter pour une solution logicielle répondant à 4 conditions : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

L’objectif est d’empêcher le risque de fraude lié à l’utilisation d’un système de caisse (dissimulation de règlements…).

Qu’il s’agisse de logiciels de caisse pour les restaurants ou tout autre petit commerce, la certification peut être délivrée par deux organismes indépendants (AFNOR avec le référentiel NF525 et LNE) accrédités par le COFRAC.

Avant de finaliser votre choix, assurez-vous que le fournisseur soit en mesure de vous remettre le certificat de conformité attestant que la solution choisie répond aux exigences légales. En effet, si ce n’est pas le cas, vous vous exposez à plusieurs sanctions financières (7 500 € d’amende…) en cas de contrôle mené par l’administration fiscale.

Bon à savoir : découvrez ici pourquoi faire le choix d’un logiciel de caisse certifié.

Fonctionnalités d’un logiciel de caisse restaurant : les modules essentiels

Si les fonctionnalités varient d’un logiciel à un autre, certaines sont indispensables à un restaurateur.

Dites adieu aux ruptures de stock ! Grâce au logiciel de caisse, vous suivez votre stock de boissons et de nourriture en temps réel grâce à des alertes envoyées lorsqu’un seuil critique est atteint

Résultat : vous êtes proactif ! Vous vous réapprovisionnez suffisamment en amont ou vous enlevez de votre menu les produits plus disponibles.

Directement sur votre logiciel de caisse, il est possible de créer et gérer le plan de salle de votre restaurant. Vous le modulez à tout instant pour le personnaliser, que ce soit pour prendre une commande associée au bon emplacement ou effectuer une réservation.

Vous avez une vue globale de votre plan de table en temps réel et vos serveurs aussi. La fiabilité de votre service est accrue, tout comme la satisfaction client. C’est également un atout pour optimiser la rotation des tables.

Faciliter la prise de commandes est l’une des fonctionnalités clés pour un restaurant. Un logiciel de caisse adapté à votre activité le permet en étant associé à un matériel mobile (type scanner).

Fini les carnets papier, source d’erreurs liées à l’écriture manuscrite, de perte de temps due aux allers-retours entre la salle et la cuisine…

Grâce à cet outil performant, votre personnel peut prendre commande auprès des clients directement à leur table. Une fois la commande passée, elle est transmise automatiquement en cuisine.

Bon à savoir : lors du passage des commandes, vos serveurs doivent pouvoir indiquer les préférences de chaque client (retrait des ingrédients auxquels il est allergique, cuisson des viandes…).

Ce logiciel offre une prise de commande efficace, un envoi en cuisine rapide, mais pas seulement ! Quand les plats sont prêts, vos serveurs sont avertis par une notification. Là encore, votre service gagne en rapidité. Votre clientèle appréciera !

C’est la fonctionnalité de base d’un logiciel de caisse restaurant. Il doit permettre de :
Encaisser au comptoir et à table pour tout type de moyen de paiement (cartes bancaires, espèces, tickets restaurant, chèques, paiements dématérialisés…).

Éditer les tickets de caisse papier ou dématérialisés, des notes de frais.
Une fois les encaissements enregistrés et finalisés, votre outil vous offre des rapports détaillés de votre activité.

Cette fonctionnalité est loin d’être anecdotique.

Obtenir des statistiques précises concernant les “best-sellers”, les habitudes de commande clients et de fréquentation ou le temps de service moyen est un levier pour adapter votre stratégie si besoin et améliorer vos performances.

De quoi assurer la pérennité de votre restaurant !

Un logiciel de caisse restaurant est votre meilleur allié pour inciter vos clients à revenir et à faire partie de votre clientèle fidèle.

En effet, grâce à lui, vous pouvez créer facilement un programme personnalisé pour chaque client : envoi de notifications sur les promotions ou produits phares à venir, consultation des points de fidélité directement sur une application dédiée…

Essentielles à l’activité de restauration, certaines fonctionnalités peuvent être nativement intégrées. Mais ce n’est pas toujours le cas comme pour :

• La gestion des réservations
• La gestion de la vente à distance et des livraisons
• La gestion du click & collect

Pour ce type de prestation, certains logiciels permettent de s’associer à des modules externes issus de leaders dans chaque domaine (Deliveroo, UberEats, La Fourchette…). Ainsi, vous gagnez en efficacité tout en proposant un service optimal pour :

• Réserver une table. Associé à un outil en ligne, votre logiciel vous permet de centraliser les réservations réalisées par téléphone et sur internet. De quoi faciliter leur gestion au quotidien !
• Livrer des commandes passées en ligne. Elles arrivent directement sur votre logiciel de caisse.

Logiciel de caisse restaurant Bimedia : des fonctionnalités et le service en plus

Partenaire impliqué auprès des restaurateurs, Orisha Retail Shops propose Bimedia, une solution logicielle complète avec les modules intégrés essentiels à votre métier comme : gestion des tables, gestion de bons de commande (sauces, cuissons, accompagnements…), facturation et mise en compte, gestion de la réclame…

Adapté aux espaces de restauration de toutes tailles, ce logiciel de caisse certifié vous propose aussi des fonctionnalités étendues et simples d’utilisation :

• Impression des bons de retrait (cafétéria)
• Ajout de commentaires sur les produits d’une commande
• Alerte automatique sur la non-disponibilité d’un produit lors du passage des commandes
• Gestion des Happy Hours…

Vous bénéficiez également de :

• Offres exclusives et services digitaux pour augmenter votre visibilité sur votre page Google My Business, faciliter l’accès à vos clients de leurs avantages de fidélité…
• Matériel performant et innovant pour gagner en efficacité et en mobilité durant vos services quotidiens. Caisse enregistreuse tactile dernière génération, Scan’up All-in-One avec toutes les fonctions indispensables (prise de commande et envoi en cuisine, module d’encaissement et de paiement CB embarqué avec Bimedia Pay)…
• 3 formules d’accompagnement (Essentiel, Premium ou Ultimate) pour choisir une offre adaptée à vos besoins.

Résultat : vous simplifiez votre gestion au quotidien, vous améliorez vos performances et votre qualité de service. De quoi donner envie à vos clients de revenir et booster durablement l’activité de votre restaurant !

Investir dans un logiciel de caisse restaurant représente une formidable opportunité de gérer plus facilement et plus efficacement votre établissement. Doté de fonctionnalités spécifiques à votre métier, il participe à l’amélioration de vos résultats. Alors que vous pouvez bénéficier d’aides à la digitalisation, n’attendez plus pour profiter du retour sur investissement !