Pour améliorer la gestion de votre petit commerce, vous pourriez remplacer votre caisse enregistreuse par un logiciel, solution d’encaissement doté de nombreuses fonctionnalités. S’assurer de sa certification est l’un des critères de choix d’un système de caisse. En effet, comme d’autres commerçants, vous êtes sans doute concerné par l’obligation légale d’utiliser un logiciel de caisse certifié. Voici tout ce qu’il faut savoir sur le sujet, et notamment les avantages à choisir ce type d’outil.

Actuellement, vous utilisez une caisse enregistreuse classique, associée à divers périphériques (lecteurs de codes-barres…). Conçue pour gérer uniquement les paiements, elle vous permet de saisir les ventes, d’encaisser et de rendre la monnaie…

Plus évolué qu’une simple caisse enregistreuse, un logiciel de caisse offre des fonctionnalités bien plus avancées. 

Grâce à ce système informatique performant, vous effectuez bien évidemment la gestion des paiements. Mais il propose également bien d’autres modules intégrés pour faciliter et améliorer la gestion complète de votre petit commerce : gestion des stocks avancée, gestion de la TVA collectée, édition des tickets de caisse (papier ou dématérialisés), tableaux de bord avec des indicateurs clés (KPI) comme les statistiques de ventes…

Le tout accessible en ligne depuis tout support (PC, MAC, tablette, smartphone…).

Bon à savoir : 

Découvrez nos conseils pour faire le bon choix entre logiciel de caisse et caisse enregistreuse.

Depuis le 1er janvier 2018, une loi est entrée en vigueur en France pour renforcer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de systèmes de caisse permettant la dissimulation de règlements clients (des particuliers).

Dès lors que le logiciel permet l’enregistrement des paiements reçus en contrepartie de prestations de services ou de ventes de marchandises, les professionnels assujettis à la TVA concernés ont l’obligation d’utiliser un outil sécurisé et certifié. 

Pour qu’il obtienne la certification, il doit respecter les 4 critères suivants :

• Inaltérabilité. Toutes les données relatives aux paiements sont enregistrées sans aucune possibilité de les altérer en toute transparence. Toute opération de modification ou annulation doit apparaître clairement et faire l’objet d’un enregistrement immédiatement identifiable.
• Sécurisation. Chaque donnée de transaction ainsi que les pièces justificatives et modifications éventuelles doivent être sécurisées via un procédé technique fiable. L’objectif : garantir la restitution des données dans leur état d’origine.
• Conservation. Des clôtures (enregistrement des opérations réalisées) doivent être effectuées à intervalles réguliers et conservées pendant 6 ans. 
• Archivage. La solution logicielle doit permettre d’archiver les données (afin de les figer et les dater) et d’assurer un accès et une lecture aisés de ces archives à l’administration fiscale.

Grâce à l’obligation de satisfaire à ces 4 conditions (appelées ISCA), toutes les transactions sont enregistrées et la traçabilité des modifications ou annulations est garantie sur le long terme. Un levier efficace visant à obliger les professionnels à déclarer l’intégralité de la TVA collectée pour lutter contre toute pratique frauduleuse.

Bon à savoir :

S’il s’agit d’un logiciel de caisse et de gestion multifonctions (comptabilité, stocks…) type logiciel ERP, seules les fonctions d’encaissement et de caisse enregistreuse sont soumises à certification (et non l’ensemble du système).

La loi n’impose pas aux commerçants (buralistes, restaurateurs, fleuristes, boulangers…) de disposer d’un système de caisse ! 

Par contre, elle s’applique à tous les professionnels : 

• Utilisant un logiciel de caisse pour enregistrer les règlements reçus.
• Assujettis à la TVA (tous secteurs d’activité confondus) : commerçants physiques et e-commerce.
• Réalisant des opérations de vente (prestations de services ou produits) à destination des particuliers.

Ne sont donc pas concernées les entreprises réalisant des opérations BtoB (vente à d’autres professionnels) ou bénéficiant du dispositif de franchise en base de TVA (microentreprises). 

La certification d’un système de caisse peut être délivrée par :

• L’éditeur du logiciel lui-même.
• Un organisme certificateur indépendant, accrédité par le COFRAC. Il s’agit de l’organisme national de référence en matière d’accréditation.

L’éditeur peut certifier lui-même que son logiciel est en conformité avec les conditions de certification imposées par la loi. 

Il est en mesure de fournir, sur demande, une attestation individuelle établie sur le modèle fixé par l’administration (comportant le nom, le numéro de version et les références). 

Valable auprès de l’administration fiscale, ce document garantit à l’utilisateur que la solution de caisse a été développée dans le respect de la norme en vigueur et répond aux obligations légales. 

Seuls 2 organismes disposent de l’accréditation requise afin de certifier un logiciel de caisse enregistreuse pour un pdv (boutique, magasin…) ou un restaurant :

• Le laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE). Il se base sur le référentiel de certification des systèmes de caisse.
• L’Association Française de Normalisation (AFNOR). Réalisée par le secrétariat technique d’AFNOR (INFOCERT), la certification s’appuie sur le référentiel NF525.

Chaque organisme effectue un audit très strict de la solution logicielle. Sont examinés tous les points de contrôle du référentiel concerné, notamment la fiabilité, les fonctionnalités, la facilité d’utilisation, la capacité fonctionnelle…

Pour obtenir la certification, le système évalué doit bien évidemment satisfaire aux 4 exigences imposées par la loi, mais éventuellement à d’autres recommandations réglementaires en matière de comptabilité, fiscalité…

L’organisme indépendant produit ensuite un certificat de conformité reconnu officiellement. Il garantit que le logiciel certifié permet notamment de créer un journal des événements techniques, de sécuriser l’enregistrement des données d’encaissement, d’archiver et de conserver lesdites données…

Bon à savoir :

En cas de versions ultérieures, le logiciel sera soumis à de nouveaux audits afin de s’assurer qu’elles continuent à respecter les conditions légales.

Vous devez obtenir l’un des documents attestant de la certification à savoir :

• L’attestation individuelle de l’éditeur
• Le certificat de conformité établi par un organisme accrédité.

Il peut vous être remis sous format papier ou en version numérique.

Mais le fournisseur du logiciel n’est pas tenu de vous donner automatiquement le certificat ou l’attestation. Il faut lui en faire la demande. 

En choisissant un système auto-certifié, c’est prendre le risque que l’éditeur ait été subjectif dans son évaluation, puisqu’il y a conflit d’intérêts (il est juge et partie). 

Au contraire, en optant pour un logiciel de caisse certifié par une tierce partie probante, vous avez la garantie d’utiliser une solution totalement conforme aux obligations légales.

Ils sont nombreux ! Vous profitez au quotidien de tous les atouts d’un logiciel de caisse certifié :

• Le respect de la réglementation en vigueur. Votre librairie, tabac-presse ou restaurant est en conformité avec la loi anti-fraude à la TVA. De quoi vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier en toute sérénité !
• Un réel gain de temps grâce à l’automatisation de certaines procédures : mise à jour des prix, analyse des ventes et des stocks pour faire des propositions de commandes fournisseurs, gestion des offres promotionnelles… 
• La sécurisation et l’archivage des données réduisant le risque de pertes.
• L’amélioration de la gestion globale de votre activité : gestion des stocks et des commandes, comptabilité…
• La fidélisation de votre clientèle grâce à différents modules intégrés (création de programmes de fidélité digitalisés accessibles facilement par vos clients).

À lire en complément :

Ce qu’il faut savoir sur un logiciel de gestion de stock magasin.

Partenaire de confiance impliqué auprès de tous les petits commerçants, Orisha Retail Shops vous propose des solutions logicielles complètes, répondant aux obligations légales d’encaissement et à vos besoins :

• Un certificat de conformité établi par AFNOR certification. Vous avez la preuve que votre système de caisse est strictement conforme aux exigences de certification NF525. 
• Des logiciels de caisse adaptés à chaque type de commerce (tabac-presse, restaurant, librairie, boulangerie, boutique de fleurs…) avec des fonctionnalités métiers spécifiques.
• Des caisses enregistreuses dernière génération, puissantes, designs et économes en énergie. Vous pouvez opter pour une caisse enregistreuse tactile au format tablette ou à double écran…
• Des services digitaux et des opportunités exclusives pour vous accompagner efficacement dans le développement de votre commerce. 

De quoi vous aider à booster votre activité tout en étant en conformité avec la loi !

Bon à savoir :

Découvrez quelles sont les fonctionnalités indispensables d’un logiciel de caisse restaurant.

Utiliser un logiciel de caisse pour optimiser la gestion de votre commerce est une bonne initiative. 

Mais attention : en tant que restaurateur, fleuriste, libraire ou buraliste soumis à loi anti-fraude à la TVA, vous avez l’obligation d’utiliser un système certifié. 

Si ce n’est pas le cas ou si vous ne pouvez transmettre de certificat/attestation à l’administration fiscale lors d’un contrôle, vous vous exposez aux sanctions suivantes :

• 7 500 € d’amende pour chaque système d’encaissement. Vous disposez de 60 jours pour vous mettre en conformité. Sinon, l’amende sera réitérée jusqu’au potentiel rejet de la comptabilité.
• Le paiement de tous les droits correspondant aux recettes non conformes (auxquels s’ajoute une pénalité de 80 % pour manœuvres frauduleuses).

Cela peut donc représenter un coût important !

Bon à savoir :

Produire un faux certificat ou une fausse attestation représente un délit pénal, passible d’une amende de 45 000 € et de 3 ans d’emprisonnement.

En tant que commerçant, choisir un logiciel de caisse certifié n’est pas une option ! C’est une obligation légale à partir du moment où vous optez pour un système de caisse. Mais c’est également une opportunité à saisir pour améliorer la gestion de votre commerce au quotidien.