Système de caisse : 5 critères pour faire le bon choix

Grâce aux différents dispositifs d’aide à la digitalisation auxquels vous avez droit en tant que commerçant, vous envisagez d’investir dans un système de caisse. Changer votre caisse enregistreuse pour un logiciel performant est effectivement un levier efficace afin d’améliorer la gestion de votre commerce. À condition de bien le choisir ! Voici 5 critères à prendre en compte pour faire un choix pertinent parmi les différentes solutions existantes. 

Système de caisse dans un commerce : ce qu’il faut savoir

Jusqu’à présent, vous utilisiez une caisse enregistreuse classique. Doté d’un tiroir-caisse et associé à certains accessoires (lecteurs de codes-barres), ce matériel est une solution d’encaissement. Concrètement, il permet uniquement de gérer les paiements : procéder à la saisie des ventes, encaisser, rendre la monnaie à vos clients, imprimer les tickets de caisse…

Combinés à plusieurs périphériques (terminal de paiement, scanner, imprimante…), les logiciels de caisse pour les petits commerces comme le vôtre sont bien plus évolués.

En effet, contrairement à une “simple” caisse enregistreuse, un logiciel de caisse pour magasin vous permet d’assurer la gestion du paiement de vos clients, mais pas seulement. 

Ce système informatique dispose de nombreux modules nativement intégrés pour gérer plus efficacement l’ensemble de votre activité de commerçant au quotidien : édition des tickets de caisse dématérialisés, gestion de la TVA collectée, gestion des stocks, reporting (statistiques de vente, produits phares…)… De plus, il est accessible en ligne depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.

Il s’agit donc d’un outil stratégique (type ERP), indispensable pour une gestion optimisée et facilitée de votre bureau de tabac, librairie, boulangerie ou restaurant.  

Commerçants : 5 critères pour bien choisir votre logiciel de caisse enregistreuse

1. Le respect des obligations réglementaires

C’est l’un des premiers critères de choix d’un logiciel de caisse : sa conformité avec la législation en vigueur en France !

En effet, depuis 2018, une loi est entrée en application pour limiter les risques de fraude liée à l’utilisation de logiciels facilitant la dissimulation des paiements clients.

Elle impose à tout commerçant (professionnel assujetti à la TVA) utilisant un système de caisse pour enregistrer les règlements de ses clients (des particuliers) de recourir à un outil sécurisé et certifié.

Concrètement, ce logiciel doit respecter les conditions suivantes : conservation et archivage des données, inaltérabilité et sécurisation.

En cas de contrôle de l’administration, il faut être en mesure de fournir une preuve que le système choisi respecte la réglementation : 

• Un certificat de conformité : certification NF525 délivrée par l’AFNOR ou certification LNE établie par le Laboratoire national de métrologie et d’essais
• Une attestation individuelle : auto-certification réalisée par l’éditeur lui-même selon le modèle fixé par l’administration.

Il est préférable de vous assurer que votre choix s’est porté sur un système de caisse conforme aux exigences imposées. Car les sanctions peuvent être lourdes si vous ne pouvez présenter le document demandé à l’autorité fiscale : 7 500 € d’amende pour chaque logiciel non certifié.

2. Un panel de fonctionnalités métiers nécessaires à l’exercice de votre activité

Les meilleurs logiciels de caisse ne sont pas les mêmes pour un fleuriste, un boulanger et un buraliste. Ce sont avant tout ceux qui répondent précisément à vos besoins spécifiques avec des fonctionnalités en phase avec votre secteur d’activité ! 

Par exemple, en tant que restaurateur, vous avez besoin de gérer vos encaissements à table ou au comptoir, votre plan de table, vos commandes… Ce n’est pas le cas d’un libraire !

Associé à des modules externes (comme UberEats ou Deliveroo), le système de caisse de votre restaurant doit vous permettre également de proposer des services annexes (click & collect, livraisons, réservations…) et d’en faciliter la gestion quotidienne. Un atout hautement concurrentiel auprès d’une clientèle à la recherche de ce type de prestations !

Gestion des stocks

En tant que commerçant, il y a bien une fonctionnalité essentielle à tous les secteurs d’activité : la gestion du stock !

En effet, un produit en rupture de stock génère de l’insatisfaction client. Avec le risque qu’il ne revienne pas et vous fasse mauvaise presse auprès de ses proches…

Heureusement, un logiciel de caisse enregistreuse vous évite ce type de situation, puisqu’il dispose généralement d’un module dédié. Vous suivez en temps réel l’état de votre stock et vous recevez des alertes lorsqu’il atteint le seuil critique. Vous procédez au réapprovisionnement de manière proactive. Vous pouvez également analyser les produits tendance les plus vendus et anticiper pour répondre à la forte demande des consommateurs.

Fonctionnalités marketing

Si ce type de module peut paraître anecdotique, il n’en est rien ! 

Face à la concurrence, votre commerce doit se faire connaître, être visible en ligne et se donner les moyens de fidéliser sa clientèle. Un logiciel de caisse peut vous y aider ! 

En choisissant la solution logicielle Bimedia, vous bénéficiez d’avantages exclusifs pour communiquer efficacement, attirer de nouveaux clients et les inciter à revenir. 

Par exemple, avec le Pack B Booster, nous nous chargeons d’améliorer votre visibilité : création et actualisation automatique de votre page Google My Business avec les informations détaillées de votre commerce. De plus, grâce à l’application B MyShop comprise dans le pack et intégrée au logiciel, vos clients profitent d’un suivi personnalisé de votre programme fidélité : consultation des points acquis, tickets dématérialisés, promotions à venir…

3. Une utilisation intuitive pour faciliter les encaissements

Il n’y a rien de plus décourageant pour vos clients que de devoir patienter en caisse… Une attente trop longue suscite du mécontentement et favorise les abandons d’achats.

C’est ce qui risque d’arriver si le système de caisse choisi nécessite de réaliser des manipulations complexes et de multiples étapes pour finaliser chaque encaissement !  

Le saviez-vous ? Selon le Baromètre Ifop-Wincor Nixdorf “Les Français et les points de vente connectés”, 25 % des clients d’un magasin renoncent à leur achat à cause d’une attente excessive en caisse. Et cette problématique ne concerne pas uniquement les grandes surfaces !

C’est pourquoi il est essentiel d’opter pour une solution simple d’utilisation, avec des interfaces fluides et ergonomiques, des actions réalisables en un minimum de clics. Vos collaborateurs, habituels ou saisonniers, doivent pouvoir la prendre en main facilement et encaisser rapidement. 

Résultat : vous optimisez l’expérience client dans votre petit commerce, donnant envie à votre clientèle de revenir régulièrement !

4. Le matériel associé et les services en plus

Opter pour un logiciel de caisse adapté à votre activité, performant et intuitif, c’est bien.

Mais c’est encore mieux si le fournisseur choisi propose également :

Une solution matérielle à la pointe de la technologie

Scan’up All-in-One (outil mobile de paiement et de gestion), caisse enregistreuse tactile (dernière innovation en date parmi les différents types de caisses enregistreuses)… 

Dans votre petit commerce, chaque détail compte pour booster la satisfaction client et vous démarquer de la concurrence !

Grâce à ces équipements innovants :

• Vous gagnez en mobilité et en productivité dans votre point de vente. Par exemple, les serveurs de votre restaurant sont en mesure d’encaisser vos clients directement à table, de gérer des paiements séparés… Un atout apprécié par votre clientèle !
• Votre comptoir d’encaissement est plus esthétique. Fini les caisses volumineuses (et leur enchevêtrement de fils) peu valorisantes ! Votre nouveau matériel est plus élégant, voire porteur en termes de chiffre d’affaires. Avec un 2e écran orienté vers les consommateurs, vous animez votre librairie ou tabac-presse et faites la promotion des offres du moment. Un véritable booster d’achats !

Un accompagnement personnalisé à forte valeur ajoutée

Adopter un nouvel outil d’encaissement n’est pas anodin.

Pour assurer la réussite de ce projet de digitalisation de votre point de vente, misez sur un partenaire qui vous offre plus que son logiciel de caisse : formation par téléphone via une équipe dédiée, outils d’accompagnement (tutoriels…), assistance technique réactive et disponible sur des plages horaires étendues…

5. Un système de caisse au juste prix

Investir dans une solution logicielle représente un budget non négligeable pour votre petit commerce.

Mais ne faites pas l’erreur de le choisir uniquement en fonction du prix du logiciel de caisse. Il doit avant tout proposer toutes les fonctionnalités spécifiques à votre métier et des performances à la hauteur de vos exigences.

Un outil proposé à tarif (trop) attractif peut cacher des frais annexes : pour accéder à certains modules optionnels ou mises à jour, bénéficier de la maintenance annuelle ou du support client… Cela peut également vous alerter quant au niveau de qualité générale, pas forcément en phase avec vos impératifs.

Mieux vaut donc comparer les tarifs en vous assurant de la transparence des offres proposées.

Adopter un système de caisse est une bonne initiative pour booster votre activité et faciliter la gestion de votre petit commerce. Pour faire le bon choix, assurez-vous qu’il respecte certains critères : conformité avec la législation, fonctionnalités métier, simplicité d’utilisation, services associés… Le + : qu’il soit développé par un partenaire de confiance reconnu dans son domaine depuis de nombreuses années !