En tant que commerçant, vous réalisez au quotidien des opérations d’encaissement et de décaissement lorsque vos clients procèdent au paiement de vos produits ou services. Assurer une gestion de caisse rigoureuse fait partie de vos priorités, quelle que soit la solution choisie (simple caisse enregistreuse ou logiciel de caisse). En effet, il s’agit de mettre en place de bonnes pratiques en la matière pour suivre de manière optimale les transactions effectuées. Mais vous devez également respecter les obligations légales pour éviter tout risque de sanctions fiscales ou financières préjudiciables pour votre activité. Pour vous aider, découvrez ce qu’il faut savoir sur le sujet.

Les obligations à respecter par les commerçants en matière de gestion de caisse

La tenue d’un livre de caisse

Pour exercer son activité en toute légalité, un commerçant a l’obligation légale de tenir un livre de caisse, appelé également journal de caisse. Et ce, quelles que soient sa typologie (restaurateur, fleuriste, boulanger, libraire…) et la taille du commerce.

Il s’agit d’un document comptable répertoriant quotidiennement les transactions (chaque entrée et sortie) réalisées en espèces. En théorie, il ne concerne que les mouvements journaliers d’argent liquide : lorsque le commerçant encaisse un client suite à la vente d’un produit/service et lui rend la monnaie. 

Mais dans la pratique, ce registre essentiel à la comptabilité de caisse recense souvent la totalité des opérations, tout mode de règlement confondu (dépenses, recettes et remises en banque en espèces, chèques, cartes…).

Indispensable à tout commerce, ce document permet notamment de :

• Assurer chaque jour un suivi de caisse nécessaire au bon développement de l’activité : identification d’éventuelles anomalies, prise de mesures correctives si nécessaire.
• Justifier l’origine des paiements en espèces (preuve comptable) en cas de contrôle de l’administration fiscale.

La justification des mouvements de caisse

Cette obligation diffère selon les cas de figure :

• Tenir un agenda de caisse (format papier ou électronique) avec le détail des opérations est suffisant si elles sont simples : peu nombreuses, un seul taux de TVA, ventilation simple par nature de vente…
• Il est obligatoire de justifier du détail des recettes en cas de mouvements de caisse plus complexes : nombreux, différents taux de TVA applicables… Dans ce contexte, l’agenda de caisse sert uniquement à récapituler les recettes journalières.  

Différents supports de justification sont acceptés :

• Bande de caisse enregistreuse (ou ticket Z). Elle retrace en détail l’ensemble des ventes réalisées.
• Brouillard de caisse (appelé main courante dans certains secteurs comme la restauration, l’hôtellerie…). Sur ce document, le commerçant mentionne les ventes quotidiennes de manière manuscrite et détaillée.

Quel que soit le support, il doit indiquer obligatoirement les éléments suivants : date, désignation et prix de la vente, TVA applicable.

Ces justificatifs doivent être conservés et transmis en cas de contrôle fiscal. Ils permettent de garantir la valeur probante de la comptabilité de l’entreprise. 

Le choix d’un modèle certifié en cas d’utilisation d’un logiciel de caisse

Les commerçants n’ont pas l’obligation de se doter d’un logiciel ou système de caisse. 

En revanche, depuis le 1er janvier 2018, s’ils en utilisent un, cet outil doit obtenir une certification prouvant le respect des 4 critères ISCA : 

• inaltérabilité, 
• sécurisation, 
• conservation,
• archivage des données.

L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA (dissimulation de règlements clients).

Sont concernés les professionnels assujettis à la TVA (e-commerce avec la vente en ligne et commerçants physiques) et générant un CA via la vente de services/produits à des clients particuliers.

Si vous êtes dans ce cas, vous devez être en mesure de prouver la conformité du logiciel de caisse utilisé dans votre point de vente en cas de contrôle fiscal. Il vous faut obtenir l’attestation établie par l’éditeur lui-même (auto-certification) ou le certificat délivré par un organisme accrédité.

Gestion de caisse : les risques encourus en cas de non-respect des obligations 

Erreurs, informations manquantes, non-conformité aux règles… Selon la gravité et l’ampleur des violations constatées par l’administration fiscale, une comptabilité de caisse erronée peut avoir de lourdes conséquences pour votre commerce :

• Sanctions et amendes
• Rejet de la comptabilité
• Redressements fiscaux et estimation défavorable de l’assiette fiscale…

De même, vous risquez de devoir payer une amende de 7 500 € comme stipulé dans l’article 1770 duodecies du Code général des impôts si :

• Vous utilisez un logiciel ou système de caisse non certifié. 
• Vous ne disposez pas du certificat de conformité lors d’un contrôle fiscal. 

Il est donc essentiel de veiller à respecter les exigences réglementaires et à assurer une bonne gestion de caisse dans votre commerce. 

5 bonnes pratiques pour une gestion de caisse optimale

Tenez à jour le livre de caisse en respectant le formalisme exigé

Dans votre livre de caisse, veillez à renseigner chaque jour toutes les informations concernant les opérations en espèces sous forme de colonnes, à savoir :

• Le solde de caisse dès l’ouverture
• Pour chaque transaction : la date du jour, le libellé détaillé, le montant HT et TTC, le taux de TVA, un numéro correspondant à une pièce comptable justificative (reçu, ticket de caisse, facture…)
• Le solde de caisse à la fermeture.

Veillez à :

• Notifier les décaissements et encaissements dans 2 colonnes distinctes.
• Enregistrer les mouvements par ordre chronologique.

Procédez à des contrôles réguliers du solde de caisse

Vérifier le solde de caisse quotidiennement est indispensable pour vous assurer qu’il est bien positif. En effet, les décaissements en espèces (sorties de caisse) ne peuvent être supérieurs aux encaissements.

Il convient d’effectuer ce contrôle à chaque fin de journée (après fermeture du commerce), en réalisant un rapprochement entre :

• Le montant figurant dans le livre de caisse ou dans le logiciel de caisse (solde théorique)
• Celui des espèces réellement disponibles dans la caisse via un décompte physique (solde réel).

En principe, ils doivent être identiques : le solde de caisse ne peut en aucun cas être négatif.

Anomalies constatées : déterminez la cause pour y remédier

Vous relevez un écart significatif entre le solde de caisse théorique et le solde réel ? Il est impératif de le prendre en compte et d’identifier la cause : erreur de saisie, vol dans la caisse…

Chaque anomalie de caisse doit faire l’objet d’une analyse pour en déterminer l’origine et appliquer des mesures pour y remédier (par exemple, s’il s’avère qu’il s’agit de vols).

Mettez en place des procédures efficaces pour une bonne gestion de caisse

Vous pouvez appliquer plusieurs bonnes pratiques au quotidien :

• Réalisez le plus souvent possible les remises en banque (espèces, chèques), de manière quotidienne si possible. 
• Sensibilisez vos employés sur la politique d’intervention menée au sein de votre commerce en cas de vol (de la part d’un collaborateur ou d’un client).
• Veillez à ce que le montant détenu en caisse ne soit pas supérieur au montant assuré.
• Limitez l’accès à la caisse enregistreuse ou configurez des niveaux d’accès différenciés au logiciel de caisse. Par exemple, vous seul êtes en mesure d’effectuer des remboursements ou annulations.

Optez pour un logiciel de caisse métier performant et certifié

Adopter un logiciel de caisse enregistreuse certifié est la solution pour une gestion de caisse fiable et optimale au quotidien.

En effet, ce type d’outil innovant permet de :

• Suivre en temps réel les opérations de caisse.
• Avoir accès à des indicateurs clés : TVA collectée selon les différents taux, recettes par moyens de paiement…
• Limiter les risques d’erreurs humaines (de calcul, de saisie…) grâce à l’automatisation de différentes tâches.
• Gagner du temps sur la gestion de caisse journalière.
• Simplifier le traitement des mouvements de caisse.
• Garantir la conformité aux obligations légales concernant le journal de caisse édité de manière automatique et sécurisée.

Mais ce n’est pas tout ! En choisissant une solution logicielle complète avec des fonctionnalités métier adaptées à votre commerce (épicerie, boulangerie, tabac-presse…), vous optimisez le pilotage de l’ensemble de votre activité : stock, clients, fournisseurs, reportings générés pour prendre de bonnes décisions stratégiques…

C’est le cas des solutions d’encaissement et de gestion d’Orisha Retail Shops développées pour répondre aux enjeux des commerces de proximité. 

Buralistes, restaurateurs, fleuristes, commerces alimentaires, boulangers, concessions moto et auto, magasins de cycles… À chaque activité, sa solution dédiée : Bimedia, Devance et G8.

En tant que commerçant, assurer une bonne gestion de caisse est un impératif. Pour l’optimiser au quotidien et vous garantir de respecter les obligations légales, vous pouvez compter sur un outil performant, en choisissant un logiciel de caisse certifié et doté de fonctionnalités essentielles à votre activité.