Comment corriger une erreur de moyen de paiement sur sa caisse enregistreuse Bimedia ?
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Il arrive parfois qu’une erreur de saisie du moyen de paiement se produise au moment de l’encaissement : par exemple, un paiement par carte est enregistré en espèces. Ce type d’écart passe souvent inaperçu sur le moment et n’est détecté qu’au moment de la lecture jour, en fin de journée, lorsque les montants en espèces, cartes ou tickets restaurant ne correspondent pas aux totaux attendus.
On parle ici de régularisation de caisse : c’est-à-dire de l’ensemble des actions à effectuer pour corriger un encaissement sans impacter votre recette globale.
Dans ce cas, deux réflexes à adopter :
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Identifier les tickets à l’origine de l’écart (par exemple, en les triant par ordre croissant ou décroissant)
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Appliquer la bonne procédure de correction, selon la nature de l’erreur constatée.
À noter
Si vous vous rendez compte de l’erreur rapidement, privilégiez le transfert de ticket en caisse pour le corriger facilement. > Consultez notre tuto dédié à la recherche ticket.
I. Trop-perçu sur le moyen de paiement
Cette procédure s’applique lorsque vous constatez un écart entre les montants enregistrés et les encaissements réels : par exemple, un trop-perçu en espèces alors qu’un paiement a en réalité été effectué par carte bancaire. Ce type d’erreur est fréquent lorsque le ticket concerné est introuvable ou que l’écart n’est identifié qu’au moment de la lecture jour, en fin de journée, voire le lendemain.
Étape 1
Appuyez sur « CALC« .
Étape 2
Saisissez le montant concerné puis appuyez sur « MISE EN CAISSE« .
Étape 3
Choisissez la famille dans laquelle vous souhaitez faire la régularisation.
Étape 4
Appuyez sur le « – » pour passer la quantité en négatif.
Encaissez avec le moyen de paiement utilisé pour faire la vente initiale.
Bravo ! Vous savez désormais faire une régularisation d’un trop-perçu.
II. Erreur de montant entre deux modes de paiement
Dans ce cas, le montant encaissé est correct, mais il a été enregistré sous le mauvais mode de paiement — par exemple, en espèces au lieu de carte bancaire. Il convient alors de réattribuer le montant au bon mode de paiement, sans impacter votre chiffre d’affaires.
La méthode à suivre dépend de la situation :
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si vous êtes encore le jour même et que vous avez retrouvé le ticket concerné,
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ou si vous ne disposez plus du ticket ou que la journée est déjà clôturée
a. Le ticket a été retrouvé et la journée est encore en cours
La solution la plus simple consiste à transférer le ticket en caisse pour le corriger immédiatement.
Cela vous permet de conserver le détail du panier et de procéder à un nouvel encaissement avec le bon mode de paiement, sans avoir à tout ressaisir.
b. Le ticket n’a pas été retrouvé (journée en cours ou déjà clôturée)
Dans ce cas, le transfert du montant doit être effectué manuellement, en suivant la méthode décrite ci-dessous.
Étape 1
Appuyez sur « CALC«
Étape 2
Renseignez la différence puis appuyez sur « MISE EN CAISSE« .
Étape 3
Choisissez une famille pour encaisser la différence.
Étape 4
Encaissez avec le moyen de paiement pour lequel le montant est trop bas.
Étape 5
Appuyez de nouveau sur « CALC« .
Étape 6
Renseignez la différence puis appuyez sur « MISE EN CAISSE« .
Étape 7
Choisissez strictement la même famille que vous avez utilisée précédemment pour encaisser la différence.
Étape 8
Appuyez sur le « – » pour passer la quantité en négatif.
Réencaissez le montant avec le mode de paiement sur lequel le trop-perçu a été enregistré.
Bravo ! Vous savez désormais faire une régularisation entre deux modes de paiement.
Bon à savoir
Du point de vue de la famille, il s’agit d’une opération blanche, la recette n’a pas été modifiée. En revanche, le montant a bien été transféré d’un moyen de paiement à un autre.
III. Écart entre votre caisse Bimedia et votre borne FDJ ou PMU
Les opérations FDJ ou PMU mobilisent deux systèmes distincts : la borne et la caisse. Il peut arriver qu’un écart se produise entre les deux — par exemple si le montant saisi en caisse ne correspond pas à celui validé sur la borne que ce soit lors d’une vente ou d’un paiement de gain. Ce type d’erreur s’apparente à un trop-perçu : un ajustement est alors nécessaire pour corriger les montants.
Dans la majorité des cas, l’écart est lié à une saisie manuelle du montant (sans scan du QR code du jeu), entraînant une erreur de frappe ou une mauvaise sélection de la famille produit.
Étape 1
Appuyez sur « CALC«
Étape 2
Saisissez la différence entre la caisse et la borne FDJ ou PMU puis appuyez sur « MISE EN CAISSE« .
Étape 3
Choisissez parmi les familles suivantes dans laquelle vous souhaitez ajouter/retirer la différence :
- Jeux Illiko
- Loto
- PMU
- Remb. Jeux
- Remb. Loto
- Remb. PMU
Étape 4
Choisissez un moyen de paiement pour encaisser la différence.
Bravo ! Vous savez désormais faire la correction d’une différence de montant entre la caisse et la borne FDJ ou PMU.
Corriger une erreur de moyen de paiement est rapide dès lors que l’on maîtrise la bonne procédure. Qu’il s’agisse d’un trop-perçu, d’un encaissement mal renseigné ou d’un écart entre la caisse et la borne FDJ/PMU, les outils du logiciel vous permettent d’ajuster les montants sans affecter votre comptabilité.
