Votre logiciel de caisse est-il certifié NF525 ou LNE ? Zoom sur les nouvelles obligations

Dans votre commerce, vous utilisez au quotidien un système de caisse enregistreuse. Une bonne pratique pour optimiser la gestion de caisse de votre point de vente. Mais est-il conforme à la nouvelle réglementation en vigueur ? 

En effet, suite à l’adoption de la loi de finances pour 2025, l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE devient obligatoire. Qu’est-ce qui change ? Êtes-vous concerné ? Comment vous assurer de respecter cette obligation légale ? Quelles sont les sanctions appliquées contre un commerçant en cas de non-conformité ? Le point sur la réglementation en vigueur.

Nouvelle obligation : utiliser un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE dans votre commerce

Avant l’entrée en application de la loi de finances pour 2025, un commerçant pouvait utiliser un logiciel de caisse développé par un éditeur fournissant une attestation individuelle (auto-certification). Désormais, ce n’est plus le cas. 

Seule la certification NF525 ou LNE délivrée par un organisme tiers accrédité permet d’attester la conformité de la solution logicielle choisie.

Quels types de commerces doivent utiliser un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE ? 

Cette obligation de certification NF525 s’applique à tous les commerçants :

• Utilisant un système de caisse pour enregistrer les paiements de leurs clients.
• Assujettis à la TVA (commerçants physiques ou e-commerce), quel que soit leur secteur d’activité
• Effectuant des transactions (vente de produits ou services) à destination d’une clientèle de particuliers.

En tant que restaurateur, boulanger, buraliste, fleuriste ou librairie, vous êtes donc concerné si vous avez investi dans un système d’encaissement ! 

Comment vérifier si un logiciel de caisse est conforme à la norme NF525 ou LNE ? 

C’est très simple ! L’éditeur du logiciel doit vous fournir le certificat de conformité délivré suite à l’audit réalisé par INFOCERT pour l’AFNOR. Il peut être remis sous format électronique ou papier.

Demandez-le dès maintenant auprès de votre fournisseur afin de vous assurer que vous utilisez dans votre commerce un système d’encaissement conforme aux nouvelles exigences réglementaires. 

À noter : il est également possible de vérifier la certification de votre outil sur les moteurs de recherche des certificats de conformité d’INFOCERT et du LNE.

Votre logiciel n’est pas conforme ? N’attendez pas pour vous orienter vers un logiciel de caisse certifié NF525, comme la solution Bimedia.

Vous pouvez scannez le QR Code ci-dessous pour vérifier à tout instant la validité du certificat

En faisant ce choix, vous bénéficiez d’une solution à forte valeur ajoutée :

• La garantie d’une mise en conformité avec la réglementation en vigueur. Vous êtes serein ! 
• Des fonctionnalités métiers avancées avec l’automatisation de certaines procédures pour vous permettre de gagner du temps et d’optimiser la gestion globale de votre commerce (commandes, stocks, statistiques avec des indicateurs clés…).
• Des modules intégrés (programme fidélité) ou activables à tout moment pour fidéliser les clients et en attirer de nouveaux en diversifiant votre offre de services.

Certification d’un logiciel de caisse enregistreuse : quels sont les organismes agréés ?

Seuls 2 organismes sont accrédités pour certifier un logiciel de caisse  :

• Le Laboratoire national de métrologie et d’essais (LNE).
• L’Association Française de Normalisation (AFNOR), avec la certification NF525 développée par INFOCERT.

Quel est le délai de mise en conformité de cette obligation réglementaire pour les commerçants ?

Compte tenu de l’impossibilité pour un éditeur de logiciel d’en obtenir immédiatement la certification par un organisme agréé, l’administration fiscale accorde un certain délai pour vous mettre en conformité.

Jusqu’au 31 août 2025, vous pouvez continuer d’utiliser un système d’encaissement auto-certifié.

À partir du 1er septembre 2025, l’éditeur de votre logiciel devra obligatoirement justifier d’une demande ferme de mise en conformité auprès d’un organisme certificateur accrédité. 

À partir du 1er mars 2026, seul un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE sera considéré comme conforme à la législation.

Qu’est-ce que la certification NF525 ?

Il s’agit de la certification relative aux logiciels ou systèmes de caisse. Elle est gérée par INFOCERT, spécialiste français de certification de logiciels, organisme d’inspection et secrétariat technique d’AFNOR. 

Quelle est la norme NF525 pour les logiciels de caisse ?

Ce référentiel a été développé par l’AFNOR et INFOCERT pour garantir aux utilisateurs de logiciels de caisse qu’ils répondent aux exigences de la loi anti-fraude à la TVA.

L’objectif est de lutter contre toute pratique frauduleuse (dissimulation des règlements) et d’obliger les commerçants concernés à déclarer la totalité de la TVA collectée.

La certification NF525 est obtenue après un audit très strict pour vérifier tous les points de contrôle du référentiel : capacité fonctionnelle, fiabilité… 

Quels sont les critères de certification pour un logiciel de caisse NF525 ?

Pour obtenir la certification NF525, le logiciel de caisse utilisé par un commerçant doit remplir les 4 conditions suivantes appelées ISCA :

• Inaltérabilité : enregistrement des données en toute transparence, sans possibilité de les altérer. Une annulation ou une modification doit être enregistrée et immédiatement identifiable.
• Sécurisation : déploiement d’un dispositif technique fiable pour sécuriser les données, les pièces juditicatices et les modifications. Avec comme finalité de garantir la restauration dans leur état d’origine.
• Conservation : données conservées pendant 6 ans et clôtures effectuées à intervalles réguliers.
• Archivage : données archivées (pour les figer et les dater) via une solution technique en garantissant l’intégrité.

Pourquoi la certification NF525 ou LNE est-elle obligatoire pour les commerçants ? 

En mettant fin à l’auto-certification, la loi de finances pour 2025 vise à renforcer le cadre réglementaire pour lutter encore plus efficacement contre la fraude à la TVA.

Rendre obligatoire l’utilisation d’un logiciel de caisse certifié NF525 (ou LNE) pour les commerçants permet de s’appuyer sur une certification externe plus stricte et plus fiable.

Qu’est-ce que la certification LNE ?

Cette certification est délivrée par le LNE (Laboratoire National de métrologie et d’Essais (LNE). Cet organisme public est rattaché au ministère de l’Industrie et accrédité par le COFRAC (COmité FRançais d’Accréditation), instance nationale d’accréditation.

Tout comme la certification NF 525, elle garantit que les logiciels de caisse enregistreuse sont conformes aux exigences légales.

Le référentiel LNE est surtout axé sur des critères d’exigences techniques du système lui-même, alors que celui de la NF525 est plus large : évaluation des aspects techniques du logiciel, des aspects organisationnels et qualitatifs du développement de cette solution chez l’éditeur (norme ISO 9001, etc.)…

Mais les 2 certifications sont reconnues par l’administration fiscale.

Que risque un commerçant en cas d’utilisation d’un logiciel de caisse non conforme ? 

En cas de défaut de production d’un certificat de conformité ou d’utilisation d’un système de caisse non certifié par un organisme accrédité, votre entreprise s’expose à :

• Une amende de 7 500€ pour chaque système d’encaissement, avec l’obligation de vous mettre en conformité sous 60 jours. Sinon, vous êtes à nouveau soumis à l’amende, avec potentiellement le rejet de la comptabilité.
• Le règlement de tous les droits correspondant aux recettes identifiées comme non conformes (avec une pénalité pour manœuvre frauduleuse de 80 %). 

À noter : 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende, c’est la peine appliquée en cas d’établissement d’un faux certificat.

Utiliser un logiciel de caisse certifié NF525 ou LNE n’est plus une option ! Cela devient une obligation réglementaire qu’un commerçant, comme vous, doit respecter. Alors, n’attendez pas la fin du délai fixé pour vous mettre en conformité. Adoptez dès maintenant une solution conforme à forte valeur ajoutée comme Bimedia ou Devance pour vous garantir de travailler en toute sérénité et gérer facilement votre commerce.