Caisse enregistreuse : les certifications indispensables

En tant que gérant de supérette ou d’épicerie, disposer d’un terminal de caisse avec un logiciel intégré est soumis à la législation.

Afin de lutter contre la fraude à TVA, votre système d’encaissement équipé d’un logiciel de caisse doit être certifié.

Dans cet article, intéressons-nous aux certifications indispensables pour votre caisse enregistreuse.

1. En quoi consiste la certification de votre terminal de caisse ?

Depuis le 1er janvier 2018, selon la loi n° 2017-1837 du 30 décembre 2017 de finances pour 2018, les commerçants assujettis à la TVA dont les  gérants de supérette et d’épicerie, ont l’obligation de s’équiper d’une caisse et d’un logiciel de caisse certifiés qui répondent aux critères suivants pour les données enregistrées : 

• Leur inaltérabilité :  toutes les données d’encaissement doivent être enregistrées sans subir d’altération.
• Leur sécurisation : toutes les données, modifications et pièces justificatives doivent être sécurisées. 
• Leur conservation : le logiciel enregistre les données et les clôture sur une période donnée.
• Leur archivage : toutes les données sont figées, datées et archivées pendant une durée fixée par la loi, avec un dispositif garantissant leur intégrité.

Ces données, vous devez les conserver en vue d’un éventuel contrôle par l’administration fiscale

2. Concrètement, à quoi cela correspond-t-il ?

Dans votre quotidien, votre système d’encaissement devra satisfaire aux conditions suivantes : 

• Sécuriser l’enregistrement des données d’encaissement
• Permettre la signature électronique des enregistrement des pièces justificatives
• Imprimer sur le ticket, la signature et le numéro du certificat
• Créer un journal des événements techniques
• Archiver et conserver les données d’encaissement
• Ne disposer d’aucune fonctionnalité susceptible d’occulter les données d’encaissement

Notez qu’à l’achat du logiciel ou à l’activation de son abonnement, vous devrez obtenir une preuve de la conformité à la réglementation de la part de l’éditeur du logiciel soit sous la forme d’une certification NF 525 ou LNE ou d’une attestation individuelle de conformité. 

3. Qui sont les professionnels concernés par l’obligation de certification ?

Tous les commerçants qui utilisent une une caisse informatique dotée d’un logiciel de caisse sont concernés. Cette obligation de certification concerne tous les professionnels assujettis à la TVA, les commerces physiques et les e-commerces. 

Vous êtes également concernés par l’obligation, si votre système de caisse est accessible en ligne.

4. La certification NF 525, délivrée par l’AFNOR, à l’éditeur du logiciel 

L’AFNOR, l’Association Française de Normalisation délivre à l’éditeur du logiciel un certificat de conformité après un audit qui vérifie que

• le logiciel de caisse est conforme à la réglementation,
• les règles de certification ont bien été intégrées.

Un éditeur dont le logiciel est certifié NF 525 doit pouvoir fournir aux gérants d’épicerie et de supérette un certificat de conformité. Lors d’un contrôle fiscal, c’est une pièce qui vous sera réclamée.

5. La certification LNE, délivrée à l’éditeur du logiciel

Le Laboratoire National de Métrologie et d’Essai (LNE), est un organisme indépendant accrédité pour la certification des systèmes de caisse.

Leur démarche de certification permet de démontrer la conformité des logiciels de caisse aux exigences réglementaires. 

Un éditeur dont le logiciel est certifié LNE doit pouvoir fournir, aux gérants d’épicerie et de supérette un certificat de conformité. Lors d’un contrôle fiscal, c’est une pièce qui vous sera réclamée.

Afin de choisir un système d’encaissement équipé d’un logiciel de caisse conforme à la réglementation, nous vous conseillons la prudence et la vigilance.

Dans vos critères de choix, préférez un logiciel certifié NF 525 ou LNE.

L’attestation individuelle de conformité délivrée par l’éditeur de logiciel ne fait pas l’objet d’un audit externe, ce qui peut parfois remettre en cause sa régularité.