Les bons réflexes à adopter pour vos commandes fournisseurs

En tant que gérant d’épicerie ou de supérette, vos fournisseurs sont des alliés essentiels à votre activité. 

Sans eux, vous ne pouvez approvisionner votre commerce en produits dédiés à la vente.

Afin d’optimiser la gestion de vos stocks, de ne pas perdre de clients et d’être dans le bon timing dans vos approvisionnements, dans cet article, nous vous indiquons les bons réflexes à adopter pour vos commandes fournisseurs.

1. Connaître les jours de livraison des commandes fournisseurs

Vos fournisseurs organisent leurs livraisons sous la forme de tournées. Afin d’approvisionner votre épicerie ou supérette de façon optimisée, il est essentiel de connaître précisément les jours de livraison.

• Vous pourrez ainsi être présent pour récupérer vos commandes et vérifier qu’elles ont bien été livrées.
• Vous pourrez prévenir vos clients de l’arrivée des nouveaux stocks et éventuellement anticiper sur les commandes de vos clients.  

2. Connaître les différents modes de commande de vos fournisseurs

Vos fournisseurs locaux, qu’ils soient fromagers, fournisseurs de spécialités locales, produits de saison, de bières ou vins…, ont des modes de commande différents : 

• Les commandes sont à passer à un commercial ou directement au fournisseur ?
• Par téléphone ? Par Internet ? 
• Est-ce lui qui vous appelle ou vous ? 

Maîtriser chaque mode de commande, vous aidera à optimiser votre temps.

3. Connaître le top horaire de vos fournisseurs

Dans le jargon des fournisseurs, le top horaire est le délai que vous avez pour passer une commande. 

Par exemple, si vous souhaitez être livré vendredi matin, vous devez avoir effectué votre commande au plus tard mercredi à 12h. C’est le top horaire de votre fournisseur.

C’est une donnée essentielle pour être livré en temps et en heure

4. Demander un accusé de réception de votre commande

L’accusé de réception de votre commande auprès de votre fournisseur constitue une preuve en cas de litige, par exemple en cas de retard de livraison. 

Il indique le jour et l’heure où a été passée la commande et sa date de livraison.

L’accusé de réception de votre commande vous permet de faire valoir vos droits auprès de votre fournisseur.

5. Connaître le montant minimum d’achat pour ne pas payer la livraison

Connaître le montant minimum d’achat pour ne pas payer la livraison vous permet de faire des économies.

6. Avoir recours à une centrale d’achat pour vos commandes courantes.

La centrale d’achat  est un intermédiaire intéressant entre les fournisseurs et votre supérette ou épicerie.

La centrale d’achat gère les achats de vos produits en négociant les meilleurs tarifs auprès des fournisseurs. 

En ayant recours à une centrale d’achat

• Vous faites des économies,
• Vous gagnez du temps,
• Vous optimisez la gestion de vos stocks,
• Vous bénéficiez des meilleurs prix car les commandes de la centrale aux fournisseurs sont mutualisées.

S’il est performant, il est même possible de connecter directement la centrale d’achat de votre choix à votre logiciel de caisse. La connexion directe optimise votre gestion en ouvrant l’accès à tous les produits de la centrale d’achat et à la commande des produits. 

7. Calculer et suivre les mouvements de vos stocks

Calculer et suivre les mouvements de vos stocks peut devenir un véritable casse-tête si vous ne disposez pas d’ outils facilitateurs. 

Un logiciel de vente performant peut vous y aider. 

• Pour chaque produit, les stocks sont automatiquement gérés
• Vous pouvez consulter à tout moment l’historique complet des mouvements de stock d’un produit.

Lorsque les stocks sont optimisés, vos commandes avec vos fournisseurs sont bien gérées.

8. Vous équiper d’un logiciel de caisse qui vous aide dans vos commandes fournisseurs

Devance, système de caisse pour épicerie et supérette, peut vous accompagner efficacement dans vos commandes avec vos fournisseurs. 

• Il vous permet de commander les bonnes quantités en se basant sur les ventes précédentes
• Vous êtes automatiquement prévenu si un article vendu est le dernier de votre stock ou si le stock de cet article a atteint un seuil critique. Vous pouvez ainsi faire le choix de recommander ou non l’article.
• La création d’une commande est rapide
• Vous avez la possibilité d’imprimer des étiquettes codes-barres
• A la réception des articles, vous pouvez contrôler les quantités reçues et mettre facilement à jour vos stocks.

Afin de gagner du temps et d’optimiser la gestion de votre supérette ou épicerie, les bons réflexes à adopter pour vos commandes fournisseurs sont les suivantes : 

• Connaître les jours de livraison des commandes 
• Connaître les différents modes de commande
• Connaître le top horaire de vos fournisseurs
• Demander un accusé de réception de votre commande
• Avoir recours à une centrale d’achat pour vos commandes courantes
• Connaître le montant minimum d’achat pour ne pas payer la livraison
• Calculer et suivre les mouvements de vos stocks
• Vous équiper d’un logiciel de caisse qui vous aide dans vos commandes fournisseurs.