Tenue de caisse : méthodologie et outils pour une bonne gestion

Dans votre commerce, assurer une bonne tenue de caisse est essentiel. En effet, les enjeux sont importants. En tant que commerçant, vous devez vous conformer aux obligations légales, mais pas seulement. Il s’agit d’éviter toute erreur entraînant des sanctions (amende, rejet de la comptabilité, redressement fiscal…), pénalisant votre rentabilité (pertes financières) et créant une insatisfaction client (lors des paiements en espèces). Entre livre de caisse et logiciel, découvrez 6 points clés pour garantir une tenue de caisse rapide, efficace et en conformité fiscale.

1. Utilisez un logiciel de caisse certifié et adapté à votre activité

Tenir un livre de caisse : une obligation pour tout commerçant

Quelle que soit votre activité (gérant d’une épicerie, d’un bureau de tabac, d’un magasin de vélo ou d’une concession de moto), la réglementation impose la tenue d’un journal de caisse aux commerçants.

Également appelé agenda ou livre de caisse, ce document comptable recense toutes les transactions réalisées quotidiennement.

En principe, il ne concerne que les paiements en espèces. Mais dans la pratique, un livre de caisse répertorie souvent l’ensemble des opérations (recettes et dépenses), quel que soit le mode de paiement (espèces, cartes, chèques).

Essentiel à la comptabilité de caisse de l’entreprise, ce registre doit être complété chaque jour en respectant le formalisme strict exigé :

• Enregistrement par ordre chronologique des mouvements de caisse avec indication du solde et du montant de chaque transaction
• Notification individuelle (dans 2 colonnes distinctes) des encaissements et décaissements
• Mentions du mode de paiement correspondant à la transaction : carte bancaire, espèces, chèque…
• Informations obligatoirement indiquées pour chaque opération : libellé détaillé, date du jour, taux de TVA applicable, montant HT et TTC, numéro attribué correspondant à une pièce comptable justificative (facture, ticket de caisse, reçu…)
• Inscription des écritures comptables sans rature ni blanc, afin de garantir la conformité aux obligations fiscales

Une tenue de caisse facilitée et fiable grâce à un logiciel métier certifié

Tenir un livre de caisse papier est tout à fait possible. Mais c’est une pratique chronophage, source d’erreurs (de saisie)…

Au contraire, un logiciel de caisse vous permet de respecter cette obligation légale en gagnant en efficacité, en simplicité et en fiabilité. 

À condition de bien le choisir ! En effet, il est obligatoire d’utiliser un système de caisse certifié. Il vous garantit de satisfaire aux 4 critères ISCA : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage. Et ce, afin de lutter contre la dissimulation de règlements clients (fraude à la TVA). 

Mais il est également important de miser sur un logiciel de caisse métier doté des fonctionnalités indispensables à votre activité.

C’est le cas des solutions de gestion et d’encaissement Bimedia et Devance proposées par Orisha Retail Shops. Épiciers, boulangers, buralistes, fleuristes, restaurateurs… Chaque typologie de commerçant bénéficie d’un outil performant et certifié développé pour répondre à ses enjeux en matière de gestion de caisse. 

Grâce à cet équipement de pointe, vous avez les moyens d’assurer une tenue de caisse fiable en toute simplicité :

• Enregistrement automatique, précis, chronologique et détaillé de chaque transaction. Plus de risque de faire une erreur de saisie manuelle ou d’oublier de notifier des informations importantes !
• Suivi des opérations de caisse en temps réel
• Édition d’un journal de caisse conforme aux impératifs réglementaires
• Gain de temps sur la gestion de caisse quotidienne 
• Sécurité renforcée de la caisse via la possibilité de configurer des niveaux d’accès différenciés au logiciel en fonction des profils des utilisateurs. Vous seul aurez l’autorisation de réaliser des annulations ou des remboursements.
• Rapports détaillés pour analyser votre activité et prendre des décisions stratégiques éclairées : dépenses, recettes en fonction des moyens de paiement, TVA collectée selon les différents taux… 

2. Effectuez des vérifications journalières du fonds de caisse

Mener des contrôles réguliers est indispensable pour garantir une bonne tenue de caisse. Il faut vous assurer que le fonds de caisse correspond bien au solde de caisse théorique.

En pratique, il convient de comparer le montant des espèces réellement détenues en caisse en réalisant un décompte physique et celui enregistré par le logiciel de caisse ou figurant dans le livre de caisse. Ils doivent, en principe, être identiques. 

À noter : les encaissements ne peuvent en aucun cas être inférieurs aux décaissements (sorties de caisse en espèces). Le solde de caisse doit nécessairement être nul ou positif.

Cette vérification doit se faire quotidiennement à chaque fin de journée, c’est-à-dire après la fermeture de votre commerce, pour éviter l’accumulation d’erreurs non identifiées. Il serait difficile ensuite d’en déterminer la cause et d’intervenir.

En cas d’écart significatif détecté entre le solde de caisse réel et le solde théorique : prenez-le en compte et agissez sans tarder ! Analysez cette anomalie de caisse pour en identifier l’origine :  erreur de saisie, oubli, vol… Ensuite, appliquez les mesures nécessaires pour y remédier. 

3. Conservez de manière organisée les documents justifiant des mouvements de caisse

Si les opérations de caisse sont simples, un commerçant peut se contenter de tenir un agenda de caisse (numérique ou papier) détaillant les transactions. C’est le cas si elles sont peu nombreuses ou si un seul taux de TVA est applicable.

En revanche, si elles sont plus complexes (différents taux de TVA, mouvements de caisse nombreux…), vous avez l’obligation de justifier du détail des recettes.

À noter : dans cette situation, le livre de caisse indique uniquement le récapitulatif des recettes quotidiennes.

Plusieurs éléments de preuve sont acceptés : 

• Le ticket Z (ou bande de caisse enregistreuse). Il liste de manière détaillée toutes les ventes encaissées.
• Bordereaux de dépôts de chèques ou d’espèces en banque.

Plusieurs données doivent obligatoirement figurer sur ces supports : TVA applicable, prix et désignation de la vente, date…

Il est important de mettre en place une organisation rigoureuse pour conserver ces pièces justificatives. Elles doivent être facilement accessibles et classées méthodiquement pour faciliter votre suivi des transactions. 

Une conservation ordonnée de ces justificatifs est également primordiale en cas d’inspection menée par l’administration fiscale. Vous devez pouvoir fournir tous les documents garantissant la valeur probante de la comptabilité de votre commerce.

4. Mettez en œuvre des procédures de gestion de caisse rigoureuses

Pour garantir une bonne tenue de caisse, il est essentiel de suivre au quotidien de bonnes pratiques :

• Définissez des procédures standardisées pour ouvrir et clôturer la caisse. Concrètement, établissez une liste d’actions précises et claires à appliquer de manière systématique à chaque ouverture et clôture de caisse. En début de journée, il s’agit de compter le fonds de caisse, préparer les espèces, vérifier le bon fonctionnement du matériel… En fin de journée, le fonds de caisse doit là encore être compté et vérifié, la caisse sécurisée… 
• Effectuez les remises en banque de manière régulière (le plus souvent possible). Idéalement, prévoyez de déposer les chèques et espèces tous les jours.
• Limitez le montant des espèces détenu en caisse. Il ne doit pas être supérieur au montant assuré.
• Stockez les espèces dans un coffre-fort sécurisé pour les protéger contre le vol.
• Assurez une surveillance continue de la zone de caisse. Pour vous libérer de cette contrainte quotidienne, vous pouvez installer une caméra de vidéosurveillance. Mais attention à respecter les règles imposées en la matière : demander l’autorisation préfectorale, informer de la présence de ce dispositif (employés, clientèle…), l’orienter vers la caisse enregistreuse en filmant côté client… 

Autorisez l’accès à la caisse uniquement aux employés concernés.

5. Formez et sensibilisez vos employés 

Une formation appropriée est cruciale pour une bonne gestion de caisse. 

En effet, il est primordial de vous assurer que votre personnel maîtrise l’utilisation du système de caisse choisi (simple caisse enregistreuse ou logiciel d’encaissement). 

Il doit également connaître les procédures de tenue de caisse mises en place dans votre commerce (ouverture et fermeture, gestion des transactions en espèces…). 

Autre recommandation en la matière : sensibilisez votre équipe aux risques : écarts de caisse, fraudes, vols.

N’hésitez pas à proposer régulièrement des sessions de formation pour rappeler les bonnes mesures à appliquer au quotidien.

6. Respectez les obligations légales concernant les règlements en espèces

Pour être conforme à la réglementation, vous devez obligatoirement appliquer les plafonds légaux de paiement en espèces.

La limite est fixée à :

• 1 000 € pour les transactions en espèces effectuées par des résidents français
• 15 000 € pour les paiements en espèces réalisés par des clients non résidents en France.

Cette limitation vise à assurer la transparence des transactions financières et à lutter contre le blanchiment d’argent. En la respectant, votre commerce se met en conformité avec la législation française. Mais pas seulement.

Assurer une bonne tenue de caisse dans votre point de vente, c’est possible ! Vous l’avez compris : pour réussir et simplifier cette gestion journalière, il est primordial de vous équiper en misant sur un logiciel de caisse métier certifié. Veillez également à appliquer les bonnes pratiques. N’oubliez pas notamment de mettre en place des mesures efficaces pour vous prémunir des vols dans la caisse de votre commerce. Ainsi, vous êtes prêt à relever le défi au quotidien ! 

À lire en complément : découvrez quel logiciel de caisse choisir pour gérer plusieurs magasins.