Combien de temps faut-il conserver les documents d’entreprise ? Lesquels ?

En tant que professionnels, vous êtes certainement confrontés à la question de la conservation des documents d’entreprise. En effet, la réglementation impose des durées de conservation spécifiques pour chaque type de document. Voici un guide pratique pour vous aider à y voir plus clair et à prendre les bonnes décisions en matière d’archivage de documents.

Les documents civils et commerciaux comme les contrats, les statuts et les registres légaux doivent être conservés pendant une durée minimale de 5 ans. Il s’agit de documents essentiels pour prouver l’existence légale de votre entreprise et sa conformité aux obligations légales. Ainsi, ils permettent de prouver l’existence de votre entreprise, sa structure juridique, sa propriété et son fonctionnement en conformité avec les lois en vigueur. Ils sont essentiels pour établir la légitimité de votre entreprise auprès des partenaires commerciaux, des autorités fiscales et des institutions financières.

La conservation des documents civils et commerciaux assure la conformité légale. Les réglementations exigent la conservation de certaines pièces pendant une durée spécifique. Par exemple, en France, le registre du commerce et des sociétés doit être conservé au moins 5 ans, ce qui garantit que l’entreprise respecte ses obligations légales et dispose des informations nécessaires sur sa structure et son fonctionnement.

La conservation de ces documents permet également de vous protéger en cas de litiges ou de contrôles fiscaux. En effet, en les conservant, vous disposez de véritables preuves en cas de litige commercial, de réclamation de tiers ou de contrôle fiscal. Ces documents sont une base solide pour défendre vos intérêts, prouver vos droits ou bien encore répondre aux demandes des autorités compétentes.

La conservation des pièces comptables est essentielle pour toute entreprise. Pour les entreprises qui relèvent du Code de commerce, l’article L123-22 du Code du Commerce oblige à conserver les documents de type factures, relevés bancaires, livres de comptabilité pendant au moins 10 ans après la clôture de l’exercice.

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Ces pièces sont indispensables pour établir les déclarations fiscales, réaliser des audits et répondre à d’éventuels contrôles fiscaux. Elles servent également de preuve en cas de litige ou de contentieux.

En conservant ces éléments, vous garantissez la transparence et la traçabilité de vos opérations financières. Elles offrent une vision précise de votre activité passée, vous permettant d’analyser les tendances, d’évaluer la rentabilité et de prendre des décisions éclairées.

Les documents fiscaux jouent un rôle essentiel dans la gestion financière d’une entreprise. Ils comprennent les déclarations de TVA, les déclarations d’impôts sur les sociétés, les avis d’imposition et d’autres documents liés aux obligations fiscales de l’entreprise. La conservation de ces documents pendant une durée minimale de 6 ans est une obligation légale, imposée par l’administration fiscale. En cas de contrôles fiscaux ou de vérifications, ces documents peuvent être requis pour vérifier la conformité fiscale de l’entreprise.

La conservation de ces documents offre également une protection juridique à l’entreprise. Ils peuvent ainsi servir de preuve en cas de litiges fiscaux, de contentieux avec l’administration fiscale ou d’audits ultérieurs. Ils permettent de justifier les déclarations, les paiements d’impôts et de démontrer la transparence et la bonne gestion financière de l’entreprise.

Le délai de conservation des documents sociaux, tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les registres du personnel ou les attestations de formation est d’au moins 5 ans, à la date de fin de contrat de travail. 

Cependant, certains documents, tels que les attestations de formation, peuvent être archivés indéfiniment pour justifier des formations suivies par les employés de la société. Il est important de conserver ces documents pour faire face à d’éventuels litiges ou pour répondre aux demandes des organismes sociaux. 

La conservation des documents sociaux permet également d’assurer la traçabilité des relations de travail. En conservant les contrats de travail, les bulletins de salaire et les registres du personnel, l’entreprise dispose d’une preuve des conditions d’emploi, des rémunérations versées et des droits sociaux accordés aux employés. Ces documents jouent un rôle crucial en cas de litiges relatifs aux conditions de travail, aux rémunérations ou aux droits sociaux des employés.

Même après la vente, la cession ou la liquidation de votre commerce, il est essentiel de conserver les documents nécessaires pour prouver la réalisation de toutes les opérations. Ces documents concernent les contrats de vente, les accords de cession, les procès-verbaux d’assemblée générale, les actes de liquidation, les registres comptables, les états financiers, les rapports d’audit, etc. Ils sont indispensables pour justifier les transactions et les décisions prises lors de ces processus. 

Il est recommandé de conserver ces documents pendant une durée minimale de 10 ans. Cette période permet de respecter les exigences légales et fiscales, ainsi que de faire face à d’éventuels litiges ou demandes d’informations ultérieures. La conservation des documents pendant cette durée offre une protection juridique et financière, en permettant de retracer l’historique des opérations effectuées et de fournir des preuves en cas de besoin.

Les sanctions encourues en cas de non-conformité aux durées de conservation des documents sont importantes. En cas de contrôle fiscal, par exemple, le fait de ne pas pouvoir présenter les documents demandés ou de ne pas les avoir conservés pendant la durée légale peut entraîner des conséquences financières considérables. Les autorités fiscales peuvent imposer des amendes allant jusqu’à 10 000€ pour non-respect des obligations légales en matière de conservation des documents.  

Le non-respect des durées de conservation peut également avoir d’autres conséquences. Il peut remettre en question la crédibilité de votre entreprise et nuire à sa réputation. De plus, en cas de litige ou de demande d’informations ultérieure, l’absence de documents adéquats peut compliquer la défense de vos intérêts et entraîner des pertes financières supplémentaires.

Pour faciliter l’archivage, le traitement et sécuriser l’accès aux documents, de plus en plus d’entreprises optent pour la dématérialisation. Cette pratique consiste à numériser les documents papier et à les stocker de manière électronique. La dématérialisation présente de nombreux avantages, tels que le gain d’espace de stockage, la facilité de recherche et la réduction des risques de perte ou de détérioration des documents. Il est cependant important de veiller à respecter les réglementations en matière de conservation des documents électroniques et de garantir leur intégrité, leur sécurité et la confidentialité des informations sensibles. L’utilisation de solutions de dématérialisation fiables, telles que celles proposées par Orisha Retail Shops, peuvent contribuer à assurer la conformité et la sécurité des documents numérisés.

Bon à savoir :

Les documents créés ou reçus sous forme électronique doivent être conservés pendant au moins 3 ans, conformément aux exigences de l’administration fiscale. Aucune obligation supplémentaire d’archivage sur support papier n’est requise pour l’entreprise. Après cette période, les documents peuvent être conservés sur tout support, à la discrétion de l’entreprise, pour une durée de 3 ans supplémentaires.

La conservation des documents d’entreprise est cruciale pour respecter les réglementations, se protéger juridiquement et assurer une gestion efficace. La dématérialisation des documents offre des avantages en termes d’archivage, de traitement et de sécurité. Optez pour des solutions fiables pour une gestion documentaire conforme et sécurisée.